Ben jij ondernemer, dan is de kans groot dat je inmiddels al een boekhouder hebt of je er op zijn minst serieus over nagedacht hebt. We zien namelijk nog te vaak dat mensen denken dat ze dit prima zelf kunnen doen, terwijl ze ontzettend veel geld laten liggen. Reden genoeg dus om nu eens te kijken wat een boekhouder is en nog belangrijker, wat ze precies allemaal doen. Daarom nemen we je in dit artikel stap voor stap mee in de werkzaamheden van een boekhouder en vertellen we je ook precies waarom het ook voor kleine ondernemers belangrijk is direct te zorgen voor een goede boekhouder.
Definitie van een boekhouder
Om je een idee te geven wat een boekhouder precies is, leggen we het je in het kort even uit. Een boekhouder is iemand die verantwoordelijk is voor het systematisch vastleggen van alle financiële transacties van een bedrijf, inclusief inkopen, verkopen, ontvangsten en betalingen. Door dit goed bij te houden, zorgt een boekhouder ervoor dat de financiële informatie up-to-date en correct is, wat belangrijk is voor het nemen van financiële beslissingen en uiteraard ook voor het doen van de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting.
De taken van een boekhouder
Als boekhouder heb je een aantal belangrijke taken die je moet uitvoeren om ervoor te zorgen dat de administratie van een bedrijf op orde is. Omdat het lijstje met taken best groot is, hebben we de belangrijkste taken voor je op een rijtje gezet.
Het bijhouden van financiële transacties
Dit omvat het invoeren van data in boekhoudsoftware, spreadsheets of databases, en het onderhouden van gedetailleerde grootboeken. Het voordeel is wel dat je tegenwoordig een automatische koppeling hebt met de meeste banken en dit dus niet meer handmatig hoeft te gebeuren. Uiteraard is het wel belangrijk om dit regelmatig te checken, zodat je zeker weet dat de informatie ook klopt.
Het voorbereiden van bankafschriften
Boekhouders verifiëren en reconciliëren transacties met bankafschriften om nauwkeurigheid te garanderen. Dit wordt vaak op basis van het saldo gedaan, maar ook steekproefgewijs op basis van een x aantal transacties die worden nagekeken of ze daadwerkelijk overeenkomen met facturen of bonnetjes die zijn ingediend.
Beheren van debiteuren en crediteuren
Afhankelijk van de afspraken die je met de boekhouder hebt gemaakt, kan het ook zijn dat ze het beheer van debiteuren en crediteuren voor je doen. Ze houden bij wie het bedrijf geld verschuldigd is (crediteuren) en wie het bedrijf geld verschuldigd is (debiteuren). Ze houden bij wie het bedrijf geld verschuldigd is (crediteuren) en wie het bedrijf geld verschuldigd is (debiteuren). Je kunt er zelfs voor kiezen om ze te laten bellen met je crediteuren om ervoor te zorgen dat ze betalen, mocht de betaling niet tijdig zijn verricht.
Loonadministratie
In kleinere bedrijven kunnen boekhouders ook verantwoordelijk zijn voor de loonadministratie, inclusief het berekenen van lonen en het afdragen van belastingen. Dit heeft als voordeel dat je hier niet speciaal iemand voor hoeft aan te nemen, wat je uiteindelijk een hele hoop geld (kan) schelen. Houd er natuurlijk wel rekening mee dat dit niet bij de standaard werkzaamheden hoort en je hier dus een meerprijs voor betaalt.
Het voorbereiden van financiële rapportages
Dit omvat het maken van balansen, winst- en verliesrekeningen en andere rapporten die nodig zijn voor bijvoorbeeld het indienen van de jaarrekening, maar ook op het moment dat je bijvoorbeeld bezig gaat met een financiering.
Het belang van een boekhouder
Nu je weet wat de taken van een boekhouder allemaal zijn, is het ook goed om eens te kijken naar het belang van een goede boekhouder. We denken namelijk nog te vaak dat we dit allemaal prima zelf kunnen met een eenvoudig boekhoudsoftware pakket. Dit is tot op zekere hoogte ook wel het geval, maar uiteindelijk verdient een goede boekhouder zich meer dan terug. Om je te doen laten beseffen wat het belang van een goede boekhouder is, hebben we de belangrijkste redenen voor je op een rijtje gezet.
- Bewaken van de cashflow – Door het bijhouden van dagelijkse financiële transacties, helpen boekhouders bedrijven hun uitgaven en inkomsten te controleren.
- Voldoen aan wettelijke eisen – Nauwkeurige boekhouding is essentieel voor het voldoen aan fiscale en wettelijke verplichtingen.
- Ondersteunen van strategische planning – Financiële rapporten bereid door boekhouders zijn belangrijk voor bijvoorbeeld managementteams om strategische beslissingen te nemen.
Je kunt dus wel stellen dat het niet alleen voor de grotere bedrijven belangrijk is te kiezen voor een boekhouder, maar het ook voor de kleine ondernemer verstandig is. Zo weet je namelijk zeker dat je direct aan alle eisen voldoet en heb je ook iemand die over je schouder meekijkt naar je financiële situatie. Zo zien we nog wel eens dat starters ‘vergeten’ de BTW tijdig af te dragen of denken geen aangifte te hoeven doen omdat ze geen omzet hebben gedraaid. Ook voor deze groep ondernemers is het verstandig om een boekhouder te nemen. Vaak heb je er al één voor tussen de 80 en 150 euro per maand.
